WKR benutten: wat kun je dit jaar nog doen en wat wil je komend jaar doen?
De laatste periode van het jaar is een goed moment om te kijken naar de mogelijkheden die de Werkkostenregeling (WKR) biedt om belastingvoordelen voor je bedrijf en je medewerkers te maximaliseren. De WKR biedt werkgevers de mogelijkheid om een aanzienlijk deel van de vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers belastingvrij te verstrekken, maar het vergt wel enige planning en kennis van de regels. Dit is een mooie kans om te zorgen voor een optimale benutting van de fiscale mogelijkheden en tegelijkertijd de tevredenheid en betrokkenheid van je medewerkers te vergroten!
Wat is de Werkkostenregeling (WKR)?
De Werkkostenregeling (WKR) is de fiscale ‘speelruimte’ waarmee werkgevers vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers onbelast kunnen aanbieden. Deze regeling biedt bedrijven de mogelijkheid meer flexibiliteit te bieden bij het belonen van medewerkers zonder dat daar belasting en sociale premies over betaald hoeft te worden.
Elke werkgever mag jaarlijks een percentage van het loon van hun werknemers, de zogenaamde vrije ruimte, belastingvrij besteden aan vergoedingen en verstrekkingen. Dit percentage is in 2024 1,92% van de fiscale loonsom tot € 400.000 en in 2025 2,0% van de fiscale loonsom tot € 400.000. Over het loonbedrag boven de € 400.000 geldt een percentage van 1,18%.
Wat kunnen we voor dit jaar nog doen?
Mocht er nog niet optimaal gebruik gemaakt zijn van de vrije ruimte voor dit jaar, dan is het zeker mogelijk om in december nog een leuke uitruil beschikbaar te stellen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan tegoedbonnen. Ook is een netto uitkering wellicht een mooi gebaar naar uw medewerkers. De werkkostenregeling biedt hier de ruimte voor.
Wat is verstandig om voor het nieuwe jaar te doen?
Er zijn verschillende redenen waarom het slim is om na te denken over de WKR voor het nieuwe jaar:
- Jaarbudget optimaliseren
- De WKR biedt een jaarlijks belastingvoordeel, en het is dus voordelig om aan het begin van het jaar een goed overzicht te hebben van het beschikbare budget voor vergoedingen en verstrekkingen. Als je in januari al een plan maakt voor het hele jaar, kun je het aantal vergoedingen en verstrekkingen beter over het jaar verdelen om de vrije ruimte optimaal te benutten.
- Medewerkers betrekken en motiveren
- Het geven van belastingvrije vergoedingen kan een grote impact hebben op de motivatie en tevredenheid van je medewerkers. Medewerkers zullen deze belastingvrije voordelen als waardevol ervaren.
- Flexibiliteit bij vergoedingen en verstrekkingen
- Het benutten van de WKR biedt je als werkgever de flexibiliteit om vergoedingen en verstrekkingen aan je medewerkers aan te passen aan hun persoonlijke behoeften. Denk hierbij aan:
- Fietsvergoeding voor woon-werkverkeer (naast de gebruikelijke reiskostenvergoeding).
- Sportabonnementen of fitnessuitdagingen om het welzijn van medewerkers te stimuleren.
- Het benutten van de WKR biedt je als werkgever de flexibiliteit om vergoedingen en verstrekkingen aan je medewerkers aan te passen aan hun persoonlijke behoeften. Denk hierbij aan:
Hoe de WKR slim benutten in 2025?
Er zijn verschillende manieren waarop je als werkgever de WKR optimaal kunt benutten in 2025. Hier volgen enkele praktische tips:
- Overzicht van de totale loonlasten
- Zorg voor een goed overzicht van de totale loonsom van je organisatie, zodat je precies weet hoeveel vrije ruimte je hebt om belastingvrij te besteden.
- Maak gebruik van de ‘vrije ruimte’
- Het belangrijkste voordeel van de WKR is dat je een deel van het fiscale loon belastingvrij kunt besteden aan vergoedingen. Zorg ervoor dat je deze ruimte goed benut door bijvoorbeeld jaarlijkse of kwartaalvergoedingen voor medewerkers op tijd te verstrekken.
- Zorg voor heldere communicatie
- Informeer je medewerkers over de mogelijkheden die de WKR biedt. Medewerkers kunnen gebruikmaken van belastingvrije vergoedingen, maar ze moeten wel weten welke vergoedingen en verstrekkingen in aanmerking komen.
- Let op de administratie
- Zorg ervoor dat je administratieve processen goed zijn ingericht om de WKR efficiënt te beheren. Bewaar alle relevante documenten en zorg ervoor dat je vergoedingen goed registreert. Dit voorkomt administratieve fouten en zorgt ervoor dat je altijd in control blijft.
Moet ik binnen de vrije ruimte blijven of heb ik meer mogelijkheden?
Het deel van de vrije ruimte is het meest aantrekkelijk, omdat je hierbinnen onbelaste vergoedingen en verstrekkingen kunt doen. Maar de WKR biedt meer mogelijkheden. Jaarlijks mag een bedrag tot € 2.400 per medewerker als eindheffingsloon aangewezen worden. De Belastingdienst beschouwt dit als niet ongebruikelijk. Daarmee is er meer ruimte om onbelast uit te keren. Wel ontstaat dan een overschrijding van de vrije ruimte en een eindheffing van 80%. Het kan desondanks aantrekkelijk zijn om iets netto in plaats van bruto te verstrekken. Ook omdat eindheffingsloon geen invloed heeft op de inkomstenbelasting en daarmee ook niet op bijvoorbeeld huur- en zorgtoeslag voor uw medewerkers.
Conclusie
Nu is het ideale moment om je WKR-strategie op te zetten en te zorgen dat je de belastingvrije voordelen optimaal benut. Door de beschikbare vrije ruimte goed in te zetten, kun je zowel je medewerkers belonen als belastingvoordeel realiseren voor je organisatie. Door het administratief goed te regelen en vergoedingen slim over het jaar te verdelen, profiteer je maximaal van de WKR en zorg je ervoor dat je bedrijf fiscaal gezond blijft.
Heb je nog vragen over de WKR? Neem dan contact op met onze specialisten via salaris@esvegroep.nl
Bron:
Niet beschikbaar