De Werkkostenregeling (WKR) biedt werkgevers in Nederland de mogelijkheid om vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te geven zonder dat hierover loonheffingen berekend hoeven te worden. Deze regeling maakt het mogelijk om een bepaald deel van het totale fiscale loon van de organisatie vrij te besteden aan zaken die medewerkers ondersteunen, motiveren of simpelweg hun werk aangenamer maken. Dit kan zonder dat er extra belasting over betaald hoeft te worden, mits de vergoedingen binnen bepaalde grenzen en voorwaarden vallen. In dit artikel worden de belangrijkste aspecten en voorbeelden van de WKR belicht.

De WKR werd in 2015 in het leven geroepen met het doel om regels rondom vergoedingen en verstrekkingen te vereenvoudigen en om administratieve lasten voor werkgevers te verminderen. Onder deze regeling mogen werkgevers een percentage van het totale fiscale loon, de zogenaamde vrije ruimte, gebruiken voor vergoedingen en verstrekkingen zonder daarover loonheffingen te betalen. Boven dit percentage zijn echter wel belastingregels van toepassing.

De vrije ruimte is het deel van de totale loonsom van een bedrijf dat onbelast besteed mag worden. In 2024 bedraagt deze vrije ruimte 1,92% over de eerste € 400.000 van de totale loonsom, en 1,18% over het meerdere. Binnen deze ruimte mogen werkgevers vergoedingen en verstrekkingen doen zonder dat zij hierover loonbelasting hoeven af te dragen.

Wanneer de vrije ruimte echter overschreden wordt, moet de werkgever over het bedrag boven de limiet een eindheffing van 80% betalen.

Naast de vrije ruimte biedt de WKR ook de mogelijkheid voor gerichte vrijstellingen. Dit zijn specifieke vergoedingen en verstrekkingen waarvoor sowieso geen loonbelasting verschuldigd is, ongeacht of de vrije ruimte overschreden wordt. Enkele veelvoorkomende voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:

• Reiskostenvergoeding: de belastingvrije kilometervergoeding voor zakelijke reizen is € 0,23 per kilometer.
• Studiekosten en opleidingskosten: opleidingen die gericht zijn op het verbeteren van de functie of inzetbaarheid van de werknemer.
• Arbovoorzieningen: dit betreft bijvoorbeeld ergonomisch kantoormeubilair zoals bureaustoelen, wanneer dit noodzakelijk is voor een gezonde werkomgeving.
• Kleine voorzieningen op de werkplek: bijvoorbeeld gratis koffie of thee op kantoor, mits deze niet te luxueus zijn.

In de WKR is ook het noodzakelijkheidscriterium opgenomen. Dit criterium houdt in dat als een voorziening, zoals een laptop, tablet of smartphone, noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie, deze belastingvrij verstrekt mag worden. De werkgever moet de noodzaak voor het werk kunnen onderbouwen. Onder dit criterium vallen ook gereedschappen en andere werk gerelateerde zaken die de werknemer zonder vergoeding in gebruik kan nemen.

De mogelijkheden die de WKR biedt, zijn divers. Hieronder een aantal voorbeelden van vergoedingen en verstrekkingen die onder de vrije ruimte of gerichte vrijstellingen kunnen vallen:

• Kerstpakketten en kleine attenties: zolang de waarde bescheiden blijft, kunnen kleine geschenken en kerstpakketten belastingvrij verstrekt worden.
• Lunches en maaltijden op de werkplek: wanneer de lunch op de werkplek wordt genuttigd en een noodzakelijk onderdeel van de werkomgeving is, kan dit onder de vrije ruimte vallen.
• Bedrijfsuitjes en teamuitjes: teamactiviteiten en andere bedrijfsuitjes kunnen vaak onder de vrije ruimte geboekt worden, mits ze bijdragen aan de binding binnen het team.

Het toepassen van de WKR vraagt om nauwkeurige administratie en planning van vergoedingen en verstrekkingen. Een paar belangrijke zaken om rekening mee te houden:

• Overzicht van vergoedingen: het is essentieel om alle vergoedingen en verstrekkingen in kaart te brengen om te voorkomen dat de vrije ruimte onbedoeld overschreden wordt.
• Gebruik van gerichte vrijstellingen: door zoveel mogelijk gebruik te maken van gerichte vrijstellingen, kan de vrije ruimte optimaal benut worden.
• 80%-eindheffing: zodra de vrije ruimte overschreden wordt, is er een stevige eindheffing van 80% verschuldigd over het overschrijdende bedrag, wat een flinke belastingdruk kan vormen.

De Werkkostenregeling biedt werkgevers interessante mogelijkheden om werknemers belastingvrij extra’s te geven, maar het vraagt wel om een strategische benadering en goede administratie. Door gebruik te maken van de vrije ruimte en de gerichte vrijstellingen binnen de WKR kunnen organisaties de tevredenheid en het welzijn van hun werknemers verhogen, zonder dat daar altijd extra loonbelasting over betaald hoeft te worden.

Wil je meer tips? Neem dan contact op met onze specialisten via salaris@esvegroep.nl